Integración tras la compra de un consultorio dental en Florida

El día después del cierre, el consultorio parece el mismo: los mismos sillones, el mismo teléfono, las mismas higienistas. Lo que cambió no se ve: el empleador de cada persona del equipo, el dueño de cada expediente y la entidad que debe cobrarles a las aseguradoras.

En las fusiones y adquisiciones dentales, muchos compradores dedican meses a la debida diligencia y llegan al cierre sin un plan para el lunes siguiente. Los primeros 90 días deciden si el personal se queda, si los pacientes vuelven y si los cobros siguen entrando, y buena parte de esas decisiones tiene documentos, plazos y reglas de la Junta de Odontología de Florida.

Este artículo empieza donde termina la debida diligencia del comprador: el día después del cierre de una compra de activos.

Su personal cambia de empleador aunque no cambie de consultorio

En una compra de activos, la entidad del comprador adquiere los equipos, los expedientes y el fondo de comercio, no los contratos de trabajo del vendedor. Cada persona que se quede necesita una oferta de empleo de la nueva entidad, y el vendedor cierra su propia nómina.

La carta de oferta fija el puesto, la forma de pago, el horario y los beneficios, y para el personal de un consultorio suele describir un empleo a voluntad (at-will), que cualquiera de las partes puede terminar. Un incentivo para retener a una higienista clave va en un documento firmado, no en una promesa verbal.

Aunque el sueldo no cambie, cambia el empleador en el recibo de pago, y suelen cambiar los formularios de ingreso y el plan de salud. Antes del primer día, identifique las funciones que se duplican, aclare quién reporta a quién y prevea capacitación.

El artículo 542.335 de los Estatutos de Florida no permite que un tribunal haga valer un pacto restrictivo que no conste por escrito y firmado por la persona obligada. Si el empleado firmó su pacto con el vendedor y el comprador lo hace valer como cesionario o sucesor, la ley impide que un tribunal lo rechace por ese motivo siempre que el pacto autorice expresamente esa posibilidad. Por eso conviene firmar acuerdos nuevos con la entidad del comprador junto con la oferta.

Los expedientes cambian de dueño, pero no de reglas

La regla 64B5-17.002 del Código Administrativo de Florida dice que los expedientes dentales son propiedad del dentista dueño del consultorio y que ese dueño es el responsable final de su conservación. Desde el cierre, ese dueño es el comprador.

El artículo 466.018 de los Estatutos de Florida exige conservarlos 4 años desde la última cita del paciente; la regla 64B5-17.002 cuenta los 4 años desde el último examen o tratamiento.

Ser dueño de los expedientes no da, por sí solo, permiso para leerlos. Según la regla 64B5-17.001, son confidenciales y solo pueden revisarlos el dentista responsable del paciente (dentist of record) o quienes participen en su atención. Conservarlos como dentista sucesor no autoriza a revisarlos, salvo una revisión limitada para obtener el nombre, la dirección y la fecha del último tratamiento de cada paciente con el fin de cumplir esa regla. Estudiar la cartera de pacientes en los expedientes no entra en esa excepción.

Según el artículo 466.018, cuando el dentista responsable deja el consultorio y el paciente sigue atendiéndose allí, el dentista responsable debe cambiar, y en un consultorio con varios dentistas el nuevo lo hace constar por escrito en el expediente.

Con expedientes electrónicos, la regla 64B5-17.002 exige una copia de seguridad actualizada en un plazo que no supere 72 horas. Y los pedidos de copias siguen durante la transición: la regla 64B5-17.009 exige entregarlas en menos de 30 días, salvo circunstancias fuera del control del dentista, sin condicionarlas al pago de un saldo pendiente.

Si cierra pronto la compra de un consultorio dental, revise las ofertas al personal y el traspaso de expedientes antes del primer día. Agende una consulta confidencial

El aviso a los pacientes depende de lo que haga el vendedor

La regla 64B5-17.001 del Código Administrativo de Florida se activa cuando un dentista pone fin a su práctica (termination of practice) o traslada su consultorio fuera del área de su guía telefónica local. Dentro del mes siguiente debe publicarse un aviso en el periódico de mayor circulación del condado, o un aviso visible en los sitios web del dentista al menos una vez por semana durante 4 semanas consecutivas. El aviso dice a los pacientes que pueden obtener copias de sus expedientes y da el nombre, la dirección física, el correo electrónico y el teléfono de quien las entrega.

Los expedientes del dentista que pone fin a su práctica los conserva él o su agente autorizado, que puede ser el dentista sucesor, y los pone a disposición de los pacientes durante 4 años desde el último examen o tratamiento, en un lugar dentro del condado donde ejercía.

Si el vendedor deja de atender el día del cierre, el mes corre desde entonces; si sigue como asociado, depende de cuándo se considera terminada su práctica. Aparte del aviso, una carta del vendedor a sus pacientes presenta al nuevo dentista y explica cómo pedir copias.

Las aseguradoras pagan a la entidad acreditada, no al consultorio

Para la aseguradora dental, la entidad del comprador es un proveedor nuevo hasta que se acredita (credentialing) en cada red. Los contratos del vendedor están a nombre de su entidad y de sus dentistas, y si pueden cederse depende de cada contrato. El resultado es un vacío de cobro: tratamientos hechos después del cierre que todavía no se pueden facturar dentro de la red.

Deje por escrito quién cobra lo atendido antes del cierre, qué pasa con los pagos que lleguen a nombre del vendedor después y en qué plazo se entregan al comprador. Los pasos de la acreditación de un consultorio dental con las aseguradoras se explican en otro artículo (en inglés).

El vendedor sigue presente, y su papel debe constar por escrito

Es común que el vendedor se quede un tiempo para presentar al comprador a los pacientes y terminar los tratamientos en curso. Esa transición suele durar entre 3 y 12 meses.

Se documenta en un acuerdo de servicios de transición o de consultoría, o en un contrato como asociado del comprador. Debe decir qué hará el vendedor y cuántos días por semana, durante cuánto tiempo, cómo se le paga, de qué pacientes es el dentista responsable y qué pasa si se va antes. Si queda como asociado, las cláusulas de un contrato de asociado dental se aplican también a él.

El artículo 542.335 aplica presunciones distintas según contra quién se hace valer la no competencia. Contra el vendedor de los activos o de las participaciones de un consultorio, una restricción de 3 años o menos se presume razonable en cuanto a su duración y una de más de 7 años, no razonable. Contra un exempleado, si el pacto no está vinculado a la venta, los umbrales son 6 meses y 2 años. Son presunciones refutables. Si el vendedor firma un pacto en el acuerdo de compra y otro en su contrato de asociado, conviene que se remitan entre sí y que el plazo de cada uno quede claro.

Sistemas y comunicación: un orden para los 90 días

Decida antes del cierre cuándo y cómo se unifican el personal, los expedientes y la facturación. Los métodos distintos de llevar expedientes, agendar citas y facturar generan confusión: elija uno para cada tarea y aplíquelo en todo el consultorio.

• Antes del cierre: ofertas listas, solicitudes de acreditación presentadas, plan de migración del software y lista de contratos con proveedores para ceder, renegociar o terminar.
• Primera semana: reunión con el equipo; teléfono, dominio y sitio web a nombre de la nueva entidad; copia de seguridad comprobada. Cada dentista o higienista que empiece a ejercer allí debe notificar por escrito al Departamento de Salud su dirección postal y su lugar de ejercicio, como exige la regla 64B5-17.0011.
• Días 30 a 90: carta a los pacientes, un solo manual para el personal y revisión de los contratos con proveedores.

Informe con regularidad al personal, a los pacientes y a los proveedores de lo que cambia y de cómo les afecta. Registre lo hecho y cuándo: sirve si surge una disputa con el vendedor.

Los primeros 90 días se preparan antes del cierre

Casi todo lo que sale mal después del cierre se pudo decidir antes: las ofertas al personal, la custodia de los expedientes, los cobros mientras llega la acreditación y el papel del vendedor. El proceso completo, de la carta de intención en adelante, está en la página de compra y venta de clínicas odontológicas.

Si está por cerrar la compra de un consultorio dental en Florida y esos puntos siguen abiertos, conviene revisarlos antes de firmar. Agende una consulta confidencial

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo hay que conservar los expedientes dentales en Florida después de comprar un consultorio?

Al menos 4 años. El artículo 466.018 de los Estatutos de Florida cuenta el plazo desde la última cita del paciente, y la regla 64B5-17.002 del Código Administrativo de Florida, desde el último examen o tratamiento. Los expedientes son propiedad del dentista dueño del consultorio, así que desde el cierre la obligación es del comprador.

¿El personal del consultorio dental pasa automáticamente al comprador?

En una compra de activos, no: cada persona que se quede necesita una oferta de empleo de la entidad del comprador. Si un empleado firmó un pacto de no captación con el vendedor, la ley respalda al comprador como cesionario solo si el pacto lo autoriza expresamente. Por eso conviene firmar acuerdos nuevos junto con la oferta.

¿Hay que avisar a los pacientes cuando un dentista vende su consultorio en Florida?

Cuando un dentista pone fin a su práctica o traslada su consultorio fuera del área de su guía telefónica local, la regla 64B5-17.001 exige publicar un aviso dentro del mes siguiente, en el periódico de mayor circulación del condado o en sus sitios web al menos una vez por semana durante 4 semanas consecutivas. Si el vendedor sigue atendiendo durante la transición, el momento del aviso depende de cuándo se considera terminada su práctica.

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Área de práctica: Compra y Venta de Clínicas Odontológicas